Ein Kanbanboard ist ein visuelles Werkzeug, das dabei hilft, Arbeitsprozesse zu organisieren, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Es stammt ursprünglich aus der japanischen Automobilproduktion und wurde später im agilen Projektmanagement weiterentwickelt. Heute wird es in unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt – von IT-Teams bis zu Marketingabteilungen oder persönlichen To-do-Listen.
Das Prinzip ist simpel, aber wirkungsvoll: Aufgaben werden als Karten dargestellt und in Spalten sortiert, die den Bearbeitungsstatus widerspiegeln – zum Beispiel „To Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Dadurch entsteht ein klarer Überblick über den aktuellen Stand der Arbeit und mögliche Engpässe im Prozess.
Was macht das
Kanbanboard so hilfreich?
Viele Teams verlieren den Überblick, wenn Aufgaben nicht sichtbar sind oder sich Arbeit aufstaut. Das Kanbanboard schafft Transparenz – jede Aufgabe ist sichtbar, jeder weiß, woran gerade gearbeitet wird. Gleichzeitig fördert es Eigenverantwortung, da Teams selbst priorisieren und steuern, welche Aufgaben wann bearbeitet werden.
Typische Vorteile:
- Besserer Überblick über Aufgaben und Fortschritt
- Erhöhte Produktivität durch Reduktion paralleler Arbeiten
- Schnelles Erkennen von Engpässen im Prozess
- Förderung von Teamkommunikation und Zusammenarbeit
Wie ist ein
Kanbanboard aufgebaut?
Der Aufbau eines Kanbanboards ist flexibel, folgt aber einem grundlegenden Schema mit drei Spalten:
- To Do: Hier stehen alle Aufgaben, die anstehen oder geplant sind.
- In Bearbeitung: Aufgaben, die gerade aktiv bearbeitet werden.
- Erledigt: Abgeschlossene Aufgaben werden hierhin verschoben.
Je nach Bedarf können zusätzliche Spalten ergänzt werden, etwa „Review“, „Warten auf Feedback“ oder „Archiv“. Auch Priorisierungen durch farbliche Markierungen oder Tags sind möglich.
Wie funktioniert die
Arbeit mit einem Kanbanboard?
Im Alltag nutzen Teams das Kanbanboard als zentrales Steuerungselement. Alle Aufgaben werden als Karten mit konkreten Beschreibungen erfasst und ins Board eingetragen. Sobald eine Person mit einer Aufgabe beginnt, wandert sie in die Spalte „In Bearbeitung“. Ist die Aufgabe abgeschlossen, wird sie nach „Erledigt“ verschoben. So entsteht ein kontinuierlicher Fluss – das sogenannte „Flow-Prinzip“.
Ein zentrales Konzept dabei ist die Limitierung paralleler Arbeiten (Work in Progress). Wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen werden, sinkt die Effizienz. Durch Begrenzung einzelner Spalten behalten Teams den Fokus und verhindern Überlastung.
Praxisbeispiel:
Kanban im Projektalltag
Ein Marketingteam plant eine neue Kampagne. Alle Aufgaben – vom Konzept über Texterstellung bis zur Social-Media-Planung – werden auf Karten notiert. Im täglichen Stand-up-Meeting wird das Kanbanboard aktualisiert. So ist jederzeit sichtbar, wo Engpässe entstehen, wer Unterstützung braucht und welche Aufgaben noch offen sind. Das Team arbeitet effizienter, weil weniger Zeit für Koordination verloren geht und Aufgaben gezielt vorangetrieben werden.
Warum das
Kanbanboard mehr als
ein Planungstool ist
Das Kanbanboard ist nicht nur eine Methode zur Aufgabenverwaltung – es verändert die Art, wie Teams denken und arbeiten. Es fördert Selbstorganisation, macht Arbeit sichtbar und verbessert kontinuierlich den Prozess. Gerade in dynamischen Arbeitsumfeldern hilft es, flexibel und fokussiert zu bleiben.