Claim Management – auch Nachforderungsmanagement genannt – bezeichnet den strukturierten Umgang mit Leistungsabweichungen in Projekten. Es geht darum, vertragliche Ansprüche (Claims) rechtzeitig zu erkennen, zu dokumentieren und entweder durchzusetzen oder abzuwehren. Besonders in komplexen Projekten mit vielen Beteiligten ist ein professionelles Claim Management entscheidend, um wirtschaftliche Schäden zu vermeiden und den Projekterfolg zu sichern.
Typische Claims entstehen, wenn sich der Projektumfang verändert, Fristen nicht eingehalten werden oder zusätzliche Leistungen gefordert werden, die ursprünglich nicht vereinbart waren. Durch ein aktives Management können diese Abweichungen in geordnete Bahnen gelenkt und finanzielle Risiken minimiert werden.
WARUM IST
CLAIM MANAGEMENT WICHTIG?
In Projekten treten fast immer Änderungen, Verzögerungen oder Interpretationsspielräume auf. Ohne ein systematisches Vorgehen drohen Konflikte, finanzielle Verluste oder sogar rechtliche Auseinandersetzungen. Ein professionelles Claim Management hilft, berechtigte Forderungen durchzusetzen und unberechtigte Ansprüche abzuwehren.
Es schafft Klarheit über vertragliche Verpflichtungen, verbessert die Kommunikation zwischen den Beteiligten und schützt die wirtschaftlichen Interessen aller Seiten. Zudem stärkt es das Risikomanagement, weil mögliche Probleme frühzeitig erkannt und aktiv gesteuert werden können.
WIE
FUNKTIONIERT
CLAIM MANAGEMENT?
Claim Management gliedert sich in drei zentrale Schritte:
- Identifikation: Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen gegenüber dem ursprünglichen Vertrag oder Projektplan – zum Beispiel Mehrleistungen, Terminverschiebungen oder neue Anforderungen.
- Dokumentation: Lückenlose Erfassung aller relevanten Informationen wie Schriftwechsel, Protokolle, Leistungsnachweise oder Zeitverläufe. Eine saubere Dokumentation ist die Grundlage für jede spätere Verhandlung.
- Bewertung und Verhandlung: Analyse der rechtlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen. Anschließend folgen die Vorbereitung und Durchführung der Verhandlungen zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.
Wichtig ist dabei eine enge Zusammenarbeit zwischen Projektleitung, Vertragswesen und juristischer Beratung. Nur so können Claims realistisch eingeschätzt und professionell bearbeitet werden.
PRAXISBEISPIEL:
CLAIM MANAGEMENT
IM BAUPROJEKT
Ein Bauunternehmen übernimmt den Rohbau eines neuen Bürokomplexes. Während des Projekts verlangt der Auftraggeber zusätzliche statische Verstärkungen, die im ursprünglichen Vertrag nicht vorgesehen waren. Das Claim Management des Unternehmens erkennt den Mehraufwand, dokumentiert alle Leistungen und kalkuliert die zusätzlichen Kosten. In der anschließenden Verhandlung wird eine Nachtragsvereinbarung getroffen, die den Aufwand vollständig abdeckt. Das Unternehmen kann seine Marge sichern und die Beziehung zum Kunden bleibt intakt.
WARUM
CLAIM MANAGEMENT
EIN ERFOLGSFAKTOR IST
Claim Management ist kein Zeichen von Streitlust, sondern Ausdruck von Professionalität. Unternehmen, die Abweichungen frühzeitig erkennen und strukturiert damit umgehen, sichern sich wirtschaftlich ab und stärken ihre Verhandlungsposition. In einer zunehmend dynamischen Projektwelt wird der Umgang mit Leistungsänderungen zur Schlüsselkompetenz – nicht nur zur Vermeidung von Konflikten, sondern auch zur Sicherung von Qualität und Ertrag.