Ein Business Case ist eine strukturierte Entscheidungsvorlage, mit der Unternehmen prüfen, ob sich ein Vorhaben wirtschaftlich lohnt. Er zeigt den erwarteten Nutzen, die Kosten, Risiken und Alternativen eines Projekts – und schafft damit eine belastbare Grundlage für Investitionsentscheidungen.
Im Mittelpunkt steht die Frage: Welchen konkreten Mehrwert bringt das Vorhaben – und überwiegen die Vorteile im Verhältnis zum Aufwand?
Wozu dient
ein Business Case?
Ein Business Case hilft, Projekte gezielt zu priorisieren und Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Gerade bei größeren Investitionen oder strategischen Weichenstellungen unterstützt er Führungskräfte dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen – auf Basis von Zahlen, Annahmen und Szenarien.
Er wird meist vor Projektstart erstellt, kann aber auch im laufenden Projekt angepasst werden, wenn sich Rahmenbedingungen ändern.
Was gehört in
einen guten Business Case?
Ein vollständiger Business Case enthält typischerweise folgende Elemente:
- Ausgangssituation und Zielsetzung
- Beschreibung der geplanten Maßnahme
- Erwartete Kosten (z. B. Investitionen, Betrieb, Personal)
- Konkreter Nutzen (z. B. Einsparungen, Umsatzpotenziale, Imagegewinn)
- Risiken und Annahmen
- Vergleich möglicher Alternativen
- Empfehlung und Fazit
Praxisbeispiel:
Business Case für ein neues IT-System
Ein Unternehmen plant, seine veraltete Buchhaltungssoftware zu ersetzen. Im Business Case werden die bestehenden Schwächen (z. B. hoher manueller Aufwand, Sicherheitslücken) analysiert. Die neue Lösung verspricht Zeitersparnis, weniger Fehler und bessere Auswertungen. Der Business Case stellt die Investitionskosten dem erwarteten Nutzen gegenüber – etwa durch Einsparungen im Tagesgeschäft und höhere Transparenz. Die Geschäftsleitung entscheidet sich auf Basis dieser Daten für die Einführung.
Warum der
Business Case mehr ist
als nur ein Rechenmodell
Ein Business Case schafft Klarheit: über Ziele, Nutzen, Risiken und Alternativen. Er unterstützt eine faktenbasierte Entscheidungsfindung und hilft, Projekte realistisch einzuschätzen. Gerade in Zeiten knapper Budgets ist er ein zentrales Instrument, um sicherzustellen, dass nur die Vorhaben umgesetzt werden, die echten Mehrwert schaffen.