Wie fünf einfache Fragen
komplexe Probleme lösen
Wenn etwas schiefläuft, liegt die Ursache oft nicht an der Oberfläche. Ein Produktfehler, ein Kundenverlust oder ein Projektverzug sind selten durch eine einzige Entscheidung erklärbar. Die Methode der 5W-Fragen – auch „5 Why“ genannt – hilft dabei, strukturiert zur Wurzel des Problems vorzudringen. Die Idee dahinter ist simpel: Wer fünfmal nach dem „Warum?“ fragt, gelangt vom Symptom zur eigentlichen Ursache. Die 5W-Methode stammt aus dem Qualitätsmanagement, insbesondere aus dem Toyota-Produktionssystem, und wird heute in vielen Bereichen eingesetzt – von der Fehleranalyse über Prozessoptimierung bis zur Konfliktklärung. Sie ist besonders wirkungsvoll, weil sie ohne große Vorbereitung auskommt und in fast jedem Kontext anwendbar ist.
Wie funktioniert
die 5W-Methode?
Im Zentrum steht die Frage „Warum?“ – und zwar fünfmal hintereinander. Ausgangspunkt ist ein konkretes Problem oder ein Ereignis, das analysiert werden soll. Mit jedem weiteren „Warum?“ wird die Antwort hinterfragt und weiter vertieft. So wird schrittweise klar, welche Ursache tatsächlich am Ursprung des Problems liegt. Die Zahl Fünf ist dabei ein Richtwert – manchmal reichen drei Fragen, manchmal sind sieben nötig. Entscheidend ist nicht die Zählweise, sondern das Denken in Zusammenhängen. Die Methode zwingt dazu, nicht bei oberflächlichen Erklärungen stehenzubleiben, sondern tiefer zu graben.
Ein Beispiel
aus der Praxis
Ein Kunde beschwert sich über eine verspätete Lieferung. Die Analyse beginnt: • Warum wurde zu spät geliefert? → Der Transporter kam zu spät am Lager an. • Warum kam der Transporter zu spät? → Der Fahrer stand im Stau. • Warum war er im Stau? → Die Abfahrt war verspätet. • Warum war die Abfahrt verspätet? → Die Ware war nicht rechtzeitig kommissioniert. • Warum war die Kommissionierung zu spät? → Es gab einen Personalausfall im Lager. Jetzt ist klar: Nicht der Stau war das eigentliche Problem, sondern eine fehlende Vertretungsregelung bei Personalausfällen. Diese Erkenntnis führt zu einer ganz anderen Lösung – und verhindert künftige Fehler.
Warum die
Methode so hilfreich ist
Die 5W-Fragen helfen dabei, vorschnelle Schuldzuweisungen zu vermeiden und systemische Ursachen zu identifizieren. Das stärkt die Problemlösungskompetenz von Teams und schafft die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen. Gerade in Meetings oder bei der Nachbereitung von Fehlern hat sich die Methode als pragmatisch und effizient erwiesen.